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Herramientas para trabajar en equipo sin perder el control ni la libertad

Trabajo en equipo

Hace unos días, los amigos de Startgo Connection, publicaron un post con 7 herramientas para trabajar en equipo de forma freelance. Si bien es cierto que las comunicaciones cada día son más robustas, la evolución de HTML5, Javascript y las tecnologías que los rodean, así como los lenguajes de servidor y el hardware han evolucionado notablemente. El trabajo desde casa se vuelve cada vez más normal.

Atrás quedaron los tiempos en los que se debía enviar todo por e-mail y la comunicación era en modo texto. O aquellos en los que se utilizaban solo videoconferencias para hacer una llamada cara a cara. Actualmente, se puede realizar una gran parte del trabajo en equipo estando cada miembro en diferentes sitios del globo. Pero, como siempre, uno de los grandes problemas que encontramos es la ausencia de control y la ausencia de libertad en las comunicaciones.

Ausencia de control

Con este término, me refiero al hecho de que las comunicaciones o el almacenamiento de los datos, las realice una tercera persona o empresa. El hecho de que todos nuestros mensajes, tickets, tareas o comunicaciones pasen por los servidores de una empresa antes de llegar a su destino. Al mismo tiempo, el almacenamiento de datos se podría realizar en servidores de terceros ajenos a nosotros. Y eso tiene algunos problemas:

  • El servicio que nos ofrecen puede cambiar en cualquier momento.
  • Los dueños de la información no somos nosotros.
  • Nuestros datos están expuestos, ante cualquier problema en la empresa proveedora, podrían robar nuestros datos.
  • Puede que por razones contractuales, no podamos utilizar cierta información, por la ubicación de los servidores.

Ausencia de libertad

No podremos saber cómo funcionan estas aplicaciones, o si realmente funcionan como dicen que funcionan y nada más. Es decir, la empresa proveedora no está extrayendo más información de la necesaria, ni quedándose con datos que no les corresponden, y que, cuando borramos un dato, realmente se borra de sus servidores. Son cuestiones que puede que no nos preocupen a priori, pero tarde o temprano deberían importarnos.
Por otro lado, derivado del punto anterior. El proveedor puede echar el cierre y dejarnos sin servicio. Como gesto de buena voluntad, muchos suelen dejarte descargar cosas o dejarte hacer una transición a otro servicio, pero no siempre será así. Nadie nos puede decir que una gran empresa como las que proporcionan los servicios mencionados va a durar mucho tiempo.

Del mismo modo, nadie nos garantiza que un software libre dure para siempre y sea mantenido siempre, puesto que el tiempo de vida de las tecnologías es limitado. Pero, nosotros tendremos los datos en un formato legible que, incluso podemos conocer nosotros y nos facilitará la transición. Además, como parte la magia del software libre, cuando un proyecto se abandona, si éste sigue siendo útil, no hay que esperar mucho tiempo antes de que alguien haga un fork y cree un proyecto derivado.

Un punto en contra

Aunque soy defensor del software libre, y de tener los servicios que utilizo en mis servidores, en mis máquinas y bajo mi control. Todo esto tiene también un precio. Cuando un software te gusta y lo utilizas, y no te ha costado dinero, es una buena idea y moralmente necesaria, gratificar a los desarrolladores de ese proyecto de alguna forma. No tiene por qué ser económica. Como desarrollador, el simple hecho de recomendar mis posts, mis programas o mis guías a otras personas me resulta muy satisfactorio. Es cierto que si alguien realiza una donación sí que me hace más feliz, aunque cuanta más gente conozca el proyecto, mayor porcentaje de personas habrá que hagan una donación.

Otro punto en contra es el mantenimiento. Al tener los servicios instalados en tus servidores, y bajo tu control. Tú te tienes que encargar de las actualizaciones, del mantenimiento y la responsabilidad del almacenamiento y los ficheros es tuya. Eso sí, los servicios no estarán limitados, el número de usuarios depende de la infraestructura que montemos y no de nuestra suscripción y el tamaño de archivos podrá ser mucho mayor, ya que nosotros somos los encargados de contratar el espacio. Es más, si no queremos contratar nada, podemos tener un pequeño ordenador en casa o en la oficina que controle estos servicios. Por ejemplo estos, dan un gran rendimiento en poco espacio y tienen un bajo consumo eléctrico:

Punto de vista económico

Desde el punto de vista económico, nos tocará hacer cuentas para ver si nos compensa. ¿Cuánto vale el tiempo que invertimos en mantenimiento? ¿Cuánto vale una suscripción a un servicio? ¿Cuánto vale nuestra información? Habrá sistemas en los que no nos importe que nuestra información vuele por la nube libremente, incluso que el servicio sea gratis. En otras ocasiones, necesitaremos tener nuestra información controlada y no hay vuelta atrás. Pero en otros muchos casos, puede que el número de usuarios sea determinante. Es decir, una suscripción para 10 usuarios cuesta 200€/año, pero yo puedo montar el servicio en un servidor pagando la mitad o, incluso tener varios servicios extra. Es cuestión de evaluarlo.

Las herramientas recomendadas

La mayoría de estas herramientas permitirán la instalación de las mismas en un servidor o en un ordenador de nuestra propiedad. En ocasiones, no tiene que ser todo trabajo remoto, incluso puedes tener las aplicaciones instaladas en una red interna y que nadie pueda acceder desde fuera. Otras veces, los propios desarrolladores ganan dinero ofreciendo sus servicios instalados y usables en una máquina, ofreciendo servicios de suscripción como siempre.

Gestión de tareas Kanban (como Trello)

Aunque Trello es muy completo. No es la única herramienta de su especie. Podemos utilizar como alternativas Wekan, un desarrollo muy activo que está tomando muy buena pinta últimamente.


Otras alternativas que merece la pena ver son Kanboard y Taskboard. Encontramos otro Kanban con muy buena pinta dentro de Gitlab para la gestión de incidencias, pero podemos utilizarlo como mejor nos venga. Aunque, si eres muy friki, tal vez te puedas defender bien con org-mode de Emacs con muchísimas opciones.

Almacenamiento compartido (como Google Drive, Dropbox, etc)

Una de las claves del trabajo en equipo es poder compartir archivos rápidamente. Así como poder tener una copia de seguridad de tus elementos importantes en varios dispositivos, incluso poder editar ciertos archivos en cualquier lugar. Google Drive o Dropbox ofrecen soluciones para ello, aunque estaremos hablando de opciones privativas y, por supuesto, la información quedará controlada por ellos.

Podemos utilizar aplicaciones como OwnCloud o NextCloud. Estos programas nos permitirán compartir archivos entre miembros del equipo, incluso personas fuera de la organización con contraseña y caducidad del enlace. Nos permitirán gestionar calendarios compartidos, contactos, notas, enlaces, documentos y mucho más. Aunque la guía es algo antigua podemos echar un ojo a Guía para instalar OwnCloud en 2015. Instalación básica (I). Tendremos control total sobre los archivos de nuestra organización.
Podremos instalar OwnCloud en nuestro ordenador, un NAS, miniPC, o Raspberry PI, tener todo el espacio que le queramos enchufar, compramos un disco duro de 1Tb, 2Tb, ponemos varios discos duros en RAID, o contratamos espacio en Amazon S3 u otro sistema de almacenamiento por bloques de acuerdo a nuestras necesidades.
Además, con la libertad que nos da NextCloud podemos dejar de utilizar los servicios de Google o de Apple para nuestra información personal de nuestro teléfono.

También se merece una mención especial Minio

Chat/Comunicaciones en grupo

En el mundo empresarial se escucha mucho Slack, como una forma fácil de tener una comunicación constante con nuestro equipo de trabajo (o clientes) en tiempo real. El sistema utiliza una interfaz web y podemos utilizarlo tanto desde un navegador como desde un cliente de escritorio (hecho con Electron). Bien, Slack no es la única opción, por un lado, todo se almacena en los servidores de Slack, además, aunque tienen una versión gratuita, está muy limitada y a poco que crezca tu equipo de trabajo los mensajes almacenados no serán suficientes, querrás buscar conversaciones antiguas y no encontrarás nada porque se van borrando automáticamente y encontrarás cosas que no puedes hacer con ella. Como alternativas encontramos Mattermost (tienen un plan de pago en sus servidores, pero te dan el software para que lo instales en tu propio servidor y no tengas límites). Mattermost también forma parte de Gitlab (software del que hablaremos más adelante).
También tenemos una gran alternativa llamada Rocket Chat con muchas opciones y por supuesto, como Slack y Mattermost clientes de escritorio y móviles para las plataformas más importantes.

Gestión de código

Si hablamos de la gestión de código fuente, control de versiones, incidencias, errores, bugs, etc. Y, sobre todo, en un entorno colaborativo. Lo que más se oye es GitHub. Utiliza git, sistema que sí es libre, creado por Linus Torvalds. Aunque los datos se encuentran en servidores que no controlamos y todo el sistema web y gestión de GitHub no es libre. Como alternativa tenemos Gitlab. Que nos da un sistema completísimo para gestionar nuestro código con gran cantidad de utilidades para llevar el trabajo en equipo a otro nivel. Además, tenemos sistemas de integración y despliegue continuos, sistema de creación de páginas como GitHub Pages, un sistema de chat con nuestro equipo y mucho más.

Gestión de incidencias

Si queremos registrar, controlar y realizar un seguimiento de las incidencias que reportan nuestros clientes. Una de las plataformas más famosas es OSTicket. Incluso, sale en la primera temporada de la serie Mr. Robot. Podemos utilizarlo tanto para tickets internos, dentro de la misma empresa, o entre departamentos; o tickets externos, directamente con los clientes. De esta forma podemos ver todas las incidencias que se han generado y buscarles solución lo más pronto posible. También tiene un pequeño sistema de base de conocimiento donde podemos ir registrando las respuestas o los métodos más preguntados y no tendremos que redactar los mensajes completos para dar solución a los problemas.
Otro software que podemos utilizar es Bugzilla. Uno de los clásicos, pero que a más de uno nos ha salvado la vida.

Servicio de correo

Actualmente, muchas empresas o particulares utilizan servicios como Gmail o Outlook para gestionar su correo electrónico. Aunque el software utilizado no es libre y los mensajes no se alojan físicamente bajo nuestro control. Como alternativa, podemos utilizar Cyrus para gestionar el correo entrante, Postfix para gestionar el correo saliente y Roundcube si queremos un entorno web para gestionarlo todo. Podemos seguir esta guía para configurarlo todo. Todo esto podremos tenerlo, sin ningún problema con nuestro dominio propio. El servidor de correo no se recomienda tenerlo en una IP dinámica, por lo que deberemos contratar un VPS o similar para alojarlo. Además, de esta forma, tendremos tanto espacio como hayamos contratado, podremos tener backups en nuestro ordenador y tantos usuarios, alias y listas como queramos, cosa que se agradece cuando nuestra organización va creciendo.

Sitios web rápidos

¿Quieres tener una página lista en cuestión de minutos? Puedes utilizar Gitlab Pages o incluso un WordPress.org. Así toda la información quedará alojada en tus propios servidores. Incluso tendrás la libertad para escribir scripts que aumenten las funcionalidades de las páginas eliminando las restricciones que nos darían Google Sites o WordPress.com

Monitorización del tiempo

Muchos hablan de Toggl o Wakatime. Si buscas una alternativa libre en la que los datos se queden bajo tu control y utilicemos software libre. Debes probar ActivityWatch. Este software nos permite conocer en qué se nos va el tiempo de nuestros proyectos. O si al final del día hemos pasado más tiempo en Facebook que trabajando.

Foto principal: unsplash-logorawpixel

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There are 6 comments left Ir a comentario

  1. Á /
    Usando Google Chrome Google Chrome 65.0.3325.181 en Mac OS X Mac OS X 10.11.6

    “Aunque los datos se encuentran en servidores que no controlamos y todo el sistema web y gestión de GitHub no es libre”. Cierto, ¿pero Gitlab sí lo es?¿incluso con su alianza con Google Cloud Platform?

    1. Gaspar Fernández / Post Author
      Usando Mozilla Firefox Mozilla Firefox 59.0 en Ubuntu Linux Ubuntu Linux

      Bueno, depende de cómo utilices Gitlab. Puedes utilizarlo en sus servidores, aunque no sabes realmente si es la misma versión de Gitlab que ellos te ofrecen. Pero también puedes descargártelo y alojarlo en tus propios servidores. Ahí sí que controlamos nuestra información.

  2. Á /
    Usando Google Chrome Google Chrome 65.0.3325.181 en Mac OS X Mac OS X 10.11.6

    Por cierto gracias por su blog, lo olvide en el anterior mensaje.
    Un saludo

    1. Gaspar Fernández / Post Author
      Usando Mozilla Firefox Mozilla Firefox 59.0 en Ubuntu Linux Ubuntu Linux

      ¡Gracias a ti por comentar!

  3. robotito /
    Usando Mozilla Firefox Mozilla Firefox 60.0 en Ubuntu Linux Ubuntu Linux

    Faltaría una wiki, creo que sería útil en trabajos en equipo.

    1. Gaspar Fernández / Post Author
      Usando Mozilla Firefox Mozilla Firefox 59.0 en Ubuntu Linux Ubuntu Linux

      ¡Estoy contigo! Cuando tenga un momento reviso el artículo para meter una wiki. Gracias por la sugerencia.

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